PENGARUH LAYOUT TERBUKA TERHADAP KOMUNIKASI DI PERUSAHAAN

 

THE EFFECT OF OPEN LAYOUT ON COMMUNICATIONS IN COMPANIES

 

PENGARUH LAYOUT TERBUKA TERHADAP KOMUNIKASI DI PERUSAHAAN

 

 

 

 

 

 

Oleh:

 

Rena Nurhalija

 

rena.nurhalija.abs21@polban.ac.id

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ADMINISTRASI BISNIS

ADMINISTRASI NIAGA

POLITENIK NEGERI BANDUNG

2022

 

 

 

 

Abstract

 

Basically this company will certainly need good communication in order to be able to run a company that is carried out by maximizing existing human resources. This office layout is basically one of the main factors that become the effectiveness of communicating within the scope of work for employees. The existence of a good layout in general can also result in cooperation and communication which is of course regular, good and organized among colleagues from the office for communication that occurs between employees. This study aims to find out a good open layout for companies in order to optimize communication between employees in the company. In this case the research uses the library study method by seeking information through books and journals which are used as references in research. In this case it is found that the type of layout used by this office will certainly affect the communication that occurs between employees. The existence of social interaction that occurs in this office is basically created by working together in order to achieve the goals that have been determined together by communicating with each other in order to be able to build a good working relationship, this can be done by giving opinions and exchanging ideas with each other in the discussion process . The existence of this interaction is also of course used as the key to success for the company in order to avoid misunderstandings and avoid becoming a passive person. Basically, each office will have a layout which has a different purpose and uniqueness. There are several types of office layouts, namely closed, open and landscape. In this case each layout will have its own strengths and weaknesses. Communication in the office will be in line with the company's expectations. This can be achieved if the layout of the office to be used is in accordance with the objectives of the company office. The results of his research revealed that a good and correct layout in a company greatly influences the way of communication of its employees, especially an open layout.

Keywords: Layout, Communication, Employees

 

 

 

Abstrak

 

Pada dasarnya perusahaan ini tentunya akan memerlukan adanya komunikasi yang baik guna bisa menjalankan suatu perusahaan yang dilakukan dengan melakukan pemaksimalan dari sumber daya manusia yang telah ada. Layout kantor ini pada dasarnya menjadi salah satu dari adanya faktor utama yang menjadi keefektifan melakukan komunikasi didalam ruang lingkup dari kerja bagi pegawai. Adanya layout yang baik ini secara umumnya juga bisa menghasilkan adanya kerjasama dan komunikasi yang tentunya teratur, baik dan tertata diantara sesama dari kantor terhadap adanya komunikasi yang terjadi diantara para pegawai. Penelitian ini bertujuan agar mengetahui layout terbuka yang baik untuk perusahaan supaya mengoptimalkan komunikasi antar pegawai di perusahaan. Dalam hal ini penelitian menggunakan metode studi kepustakaan dengan mencari informasi melalui buku dan jurnal yang mana dijadikan sebagai referensi dalam penelitian. Dalam hal ini diperoleh bahwa jenis layot yang digunakan kantor ini tentunya akan mempengaruhi adanya komunikasi yang terjadi pada antar pegawainya. Adanya interaksi sosial yang terjadi dikantor ini pada dasarnya tercipta secara bersama-sama bekerja guna dapat tercapainya tujuan yang telah ditentukan sevara bersama dengan saling berkomunikasi guna bisa membangun adanya hubungan kerja yang baik, bisa dilakukan dengan memberikan adanya pendapat dan saling melakukan tukar fikiran dalam proses diskusi. Adanya interaksi ini juga tentunya dijadikan sebagai kunci dari keberhasilan bagi perushaan guna bisa menghindari adanya keselahpahaman dan menghindari untuk menjadi pribadi yang bersifat pasif. Pada dasarnya tiap kantor akan memiliki adanya layout yang mana memiliki adanya tujuan dan keunikan yan akan berbeda-beda. Terdapat beberapa jenis layout dari kantor yakni tertututp, terbuka dan juga landscape. Dalam hal ini setiap layoutnya akan memiliki kelemahan dan kelebihan masing-masing. Komunikasi dikantor akan dapat sejalan dengan harapan perusahaan ini bisa tercapai apabila dalam tata letak kantor yang akan digunakan ini akan sesuai dengan tujuan dari kantor perusahaan. Hasil penelitiannya mengungkapkan bahwa tata letak yang baik dan benar di perusahaan sangat berpengaruh terhadap jalan nya komunikasi para pegawainya, terutama tata letak terbuka.

Kata kunci: Layout, Komunikasi, Pegawai

 

 

 

 

 

 

 

A.    Latar Belakang

 

Pencapaian tujuan perusahaan yang sukses tentunya membutuhkan kinerja karyawan yang berkualitas. Untuk mencapai hal tersebut, perusahaan membutuhkan komunikasi yang baik untuk semua kerjasama dan kinerja yang baik antara karyawan, karyawan pada level yang sama atau antara atasan dan bawahan. Jika komunikasi dilakukan dengan baik, maka akan tercapai keberhasilan suatu perusahaan. Dalam sebuah perusahaan, komunikasi berjalan dengan baik selama tidak ada batasan yang menghalangi. Salah satu faktor yang mempengaruhi berjalan tidaknya jalur komunikasi adalah penataan tata letak kantor, yang biasa kita sebut dengan tata letak kantor. Tata letak kantor jelas memengaruhi gaya komunikasi, karena letak dan lokasi ruang kerja karyawan dapat memengaruhi interaksi sosial di kantor.

Adanya interaksi sosial yang terjadi dikantor ini pada dasarnya tercipta secara bersama-sama bekerja guna dapat tercapainya tujuan yang telah ditentukan sevara bersama dengan saling berkomunikasi guna bisa membangun adanya hubungan kerja yang baik, bisa dilakukan dengan memberikan adanya pendapat dan saling melakukan tukar fikiran dalam proses diskusi. Adanya interaksi ini juga tentunya dijadikan sebagai kunci dari keberhasilan bagi perushaan guna bisa menghindari adanya keselahpahaman dan menghindari untuk menjadi probadi yang bersifat pasif.

Pada dasarnya tiap kantor akan memiliki adanya layout yang mana memiliki adanya tujuan dan keunikan yan akan berbeda-beda. Terdapat beberapa jenis layout dari kantor yakni tertututp, terbuka dan juga landscape. Dalam hal ini setiap layoutnya akan memiliki kelemahan dan kelebihan masing-masing. Komunikasi dikantor akan dapat sejalan dengan harapan perusahaan ini bisa tercapai apabila dalam tata letak kantor yang akan digunakan ini akan sesuai dengan tujuan dari kantor perusahaan. Pemilihan dalam tata ruang ini juga tenutnya bukan hanya akan memiliki adanya  pengaruh mengenai letak, namun juga akan mempengaruhi terkait bagaimana pegawai bisa melakukan kinerjanya dengan baik.

 

 

 

B.     Tinjauan Teoritis

 

1.      Layout Kantor

Ruang adalah tempat yang berwujud atau figuratif, keberadaannya dapat dilihat secara fisik, dilihat dengan mata, diraba, dan keberadaannya dapat dinikmati. Sedangkan tata letak adalah penataan ruang yang meliputi segala bentuk kegiatan mulai dari adanya proses dalam perencanaan, pemanfaatan dan pengendalian ruang yang akan digunakan agar tercipta efisiensi kerja. Kata "layout" berarti tata letak. Bagi kalangan perkantoran dan pekerja kantoran, kata layout sudah tidak kaku lagi. Tata letak dapat diartikan sebagai “penataan”, yang berarti penempatan benda-benda seperti peralatan atau mesin kantor pada suatu tempat, dengan tujuan untuk menyesuaikan ruangan dan fungsi penempatan dari masing-masing benda kantor tersebut. Dijelaskan bahwa office layout atau tata letak adalah kegiatan mendistribusikan semua kebutuhan kantor atau benda-benda di ruangan atau tempat tertentu dan untuk dapat menentukan seberapa detail proses penggunaan atau pengoperasian suatu objek peralatan kantor, dengan tujuan untuk membentuk dan membentuk tata letak yang ergonomis, dengan tetap memperhatikan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk menciptakan suatu Karya.

Berdasarkan pengertian dan penjelasan di atas, dapat pula untuk ditarik suatu gambaran akhir bahwa tata ruang atau layout kantor adalah cara atau langkah-langkah kegiatan yang tentunya akan dilakukan oleh suatu perusahaan dalam upaya mengatur, membentuk, merencanakan dan menempatkan benda-benda, mulai dari mesin, perabotan dalam ruangan, peralatan, perlengkapan. Sebisa mungkin Menyediakan secara efektif dan efisien guna menciptakan lingkungan kerja yang sehat, segar dan nyaman bagi seluruh karyawan. Penataan ruang kantor yang diterapkan oleh perusahaan harus sesuai dengan alur kerja dan proses yang terkait dengan suatu bagian sehingga penataan tata ruang kantor ini dapat mendukung karyawan untuk menggambarkan dan memperjelas pekerjaan mereka sehingga nantinya akan mendapatkan hasil yang maksimal. Dengan demikian, tata ruang kantor yang bersih dan benar dapat membuat karyawan merasa lebih nyaman, hubungan komunikasi antar karyawan dapat terjalin dengan baik, dan proses kerja yang efisien dapat dilakukan dengan lebih mudah antar karyawan.

 

2.      Tujuan Layout Kantor

Office layout atau tata ruang kantor diharapkan dapat memperlancar alur kerja setiap pegawai sehingga pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efektif dan efisien. Dalam menyusun adanya tata ruang kantor, perusahaan tentunya memiliki tujuan yang tentunya ingin bisa dicapai. Tujuan dari tata letak kantor itu sendiri adalah sebagai berikut:

a.       Saat melaksanakan pekerjaan diharapkan berjalan kaki sedekat mungkin untuk memudahkan pekerjaan.

b.      Pemanfaatan ruang yang ada secara efisien, semua petak yang tersedia dapat dimanfaatkan dengan baik. Karyawan yang bekerja merasa aman dan tenteram serta mampu merasa nyaman dan aman dalam bekerja.

c.       Memudahkan pimpinan dalam mengontrol dan mengawasi bawahan dalam bekerja.

d.      Mengoptimalkan peralatan dan perlengkapan kantor, karyawan dapat lebih sering menggunakan peralatan kantor yang ada.

e.       Menghindari kebisingan peralatan kantor yang mengganggu perhatian karyawan.

f.       Mengutamakan komunikasi tanpa hambatan, yang cocok untuk pekerjaan antara atasan dan bawahan atau antar rekan kerja, karena proses kerja yang mudah akan mempengaruhi saluran komunikasi yang efektif.

g.      Memberikan adanya kesan yang positif pada para pengunjung dikarenakan tata ruang yang tentunya akan nyaman.

 

3.      Asas Dalam Layout Kantor

Prinsip-prinsip berikut dapat digunakan sebagai dasar untuk mengatur tata letak kantor. di:

a.       Asas Jarak Terpendek

Tata letak dan penempatan peralatan kantor harus dapat dilakukan oleh karyawan dalam jarak minimum dari satu meja ke meja lainnya. Prinsip ini diberlakukan untuk alur kerja yang cepat

b.      Asas Susunan Kerja

Ini adalah prinsip yang digunakan untuk mencapai prinsip pertama. Proses desain sebuah karya harus abadi dari awal hingga akhir karya. Cobalah untuk menghindari regresi atau interupsi dalam alur kerja.

c.       Asas Pemakaian Seluruh Tempat

Apabila perusahaan dapat memaksimalkan luas ruangan yang ada, perencanaan ruangan dapat dikatakan baik dan sesuai, serta tidak ada ruangan yang kosong.

d.      Asas Perubahan Layout

Perusahaan mungkin ingin mengubah penggunaan tata letak jika diperlukan, biasanya setiap 2-3 tahun. Hal itu dilakukan dengan syarat lokasi yang akan diubah tidak melebihi batas yang ditentukan dan tidak lagi memerlukan adanya biaya yang akan sangat tinggi.

 

4.      Prinsip Tata Ruang Kantor

Agar penataan ruang kantor dapat memberikan efektivitas dan efisiensi dalam proses kerja, maka penataan ruang sebaiknya dikaitkan dengan prinsip-prinsip berikut dalam pengelolaan ruang kantor:

a.       Aliran pekerjaan harus selalu bergerak, mengalir dalam garis lurus dan harus dilakukan terus menerus tanpa terputus.

b.      Menyederhanakan proses kerja dan mengurangi bolak-balik dalam proses kerja.

c.       Setiap bagian dengan fungsi dan keterkaitan yang sama disatukan untuk mengefektifkan waktu.

d.      Peralatan dan perlengkapan kantor disimpan bersama dan mudah dijangkau oleh semua karyawan yang menggunakannya.

e.       Dalam satu ruangan, gunakan furniture dengan ukuran yang sama.

f.       Menata tempat kerja Karyawan harus menggunakan pola dan mempertimbangkan berbagai faktor agar tidak menghadap ke arah sumber cahaya.

g.      Kelompok kerja yang tentunya akan memiliki adanya hubungan yang secara langsung dengan konsumen atau masyarakat yang mana diharuskan untuk ditempatkan dibagian depan.

h.      Kelompok kerja dimana akan mempunyai adanya sifat dalam pekerjaan yang bising dan gaduh, dimana lebih baik untuk bisa dijauhkan terpisah dari adanya kelompok kerja yang lainnya.

 

5.      Macam-Macam Layout

Office layout atau tata letak kantor pada dasarnya diklasifikasikan menjadi dua jenis yaitu tata letak terbuka dan tertutup. Berdasarkan kedua layout tersebut, satu hal yang menonjol adalah bahwa pada open office layout, seluruh karyawan dari masing-masing departemen bekerja di tempat yang sama dan tidak dibedakan tanpa adanya batasan. Sementara itu, dalam tata ruang kantor tertutup, di mana semua kelompok kerja ditempatkan di ruangan tertutup yang terpisah dan ditutup dengan dinding permanen, tidak lagi sekat, biasanya letaknya tidak terlalu berdekatan. Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa setiap layout memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Harmon Chaniago (2013) menyatakan tata ruang kantor memiliki tiga jenis bentuk, yaitu:

a.       Kantor Terbuka

b.      Kantor Tertutup

c.       Kantor Landscape

 

6.      Tata Ruang Kantor Terbuka

Dalam suasana kantor terbuka, atau tata letak kantor terbuka, ruang kerja tidak dipisahkan menggunakan sekat atau terletak di ruangan di setiap area. Namun, semua aktivitas kantor berlangsung di ruang terbuka, yang memudahkan pengamatan seluruh karyawan dari satu sudut. Akan lebih mudah dan efektif bagi pemimpin untuk mengawasi karyawan. Selain itu, komunikasi dan interaksi antar karyawan lebih cepat dan mudah, sehingga alur kerja produksi menjadi lancar. Sebaliknya, cahaya dan udara dapat masuk dan bersirkulasi dengan lebih mudah, sehingga karyawan tidak merasa pengap atau pengap. Namun, dengan segala kelebihan tata ruang kantor terbuka, ada juga beberapa kelemahan, di antaranya: tidak ada privasi dalam kehidupan karyawan karena terus dipantau, pekerjaan rahasia tidak dapat dilakukan secara optimal, dan karyawan dapat terganggu oleh kebisingan yang ditimbulkan. oleh karyawan lainnya. Faktanya, bahkan pemimpin kantor lebih cenderung terganggu daripada tata letak ruangan tertutup.

Gambar 1. Layout Terbuka

 

7.      Komunikasi

Setiap karyawan di kantor pasti membutuhkan komunikasi. Komunikasi berasal dari kata bahasa Inggris “Communication” yang berarti “communicatio” atau “sama” atau “sinonim”. Komunikasi adalah serangkaian pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan secara verbal atau nonverbal dari satu orang ke orang lain atau sekelompok orang tertentu. (Webster’s New Collegiate Dictionary) menjelaskan bahwa komunikasi adalah proses pertukaran informasi antar manusia melalui sistem tanda, perintah, atau isyarat. Secara umum ada beberapa bagian untuk komunikasi selama komunikasi, antara lain pengirim pesan (Sender), penerima pesan (Receiver), pesan (Message), media pendukung (Media), dan tanggapan umpan balik (Feedback) dalam bentuk dan gangguan (Noise). Menurut Chaniago (2013), proses komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dari pengirim ke penerima. Hal ini tentunya akan memiliki artian bahwa dalam komunikasi yang tentunya akan digunakan oleh seseorang agar bisa memberikan stau informasi ataupun pesan yang ditujukan kepada orang lain yang pada akhirnya adanya informasi itu akan ditindak lanjuti oleh Receiver.

 

8.      Komunikasi Verbal dan Non-Verbal

Dalam perpesanan, ada dua jenis bentuk komunikasi. Yaitu sebagai berikut :

a.       Komunikasi lisan

Komunikasi lisan ialah proses penggunaan bahasa untuk berkomunikasi atau berbicara secara lisan dalam bentuk tulisan atau lisan. Selain komunikasi lisan, komunikasi tertulis juga termasuk dalam kelompok komunikasi lisan, yaitu suatu cara komunikasi yang dapat dipahami oleh penerima dalam rangkaian bentuk teks seperti teks dan kode.

b.      Komunikasi nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang tentunya tidak menggunakan kata-kata atau kata-kata, melainkan gerakan tubuh termasuk bahasa tubuh. Ruang fisik dan parabahasa. Informasi yang disampaikan bersifat sama. Misalnya gerakan tangan, mata, kepala, dll.

 

9.      Fungsi Komunikasi

Komunikasi dalam suatu organisasi memiliki banyak fungsi, diantaranya sebagai berikut:

a.       Kontrol. Komunikasi berfungsi sebagai kontrol ketika karyawan menyampaikan keluhan terkait pekerjaan secara langsung kepada atasannya.

b.      Motivasi. Komunikasi menyajikan sesuatu yang dapat mengembangkan karyawan dengan menjelaskan apa yang seharusnya mereka lakukan.

c.       Ekspresi emosional. Komunikasi dalam kelompok kerja adalah mekanisme dasar untuk mengekspresikan kepuasan.

d.      Informasi. Komunikasi mentransfer informasi kepada individu dan kelompok untuk membuat keputusan.

e.       Sangat membantu untuk menjalin hubungan interpersonal yang baik, mengurangi ketegangan dan memecah medan dingin.

f.       Cara mempengaruhi orang lain mengandung unsur persuasi

 

 

 

C.    Pembahasan

 

1.      Keterkaitan Komunikasi dan Tata Ruang Kantor

Seperti yang telah disebutkan pada sebelumnya, layout atau tata ruang kantor yang baik akan menghasilkan lingkungan dan kondisi kerja yang baik. Lingkungan dan kondisi kerja yang baik antara lain membangun komunikasi yang baik antar karyawan, baik komunikasi vertikal, horizontal maupun diagonal. Tata letak kantor yang diatur untuk menghasilkan komunikasi yang baik juga mengarah pada kinerja kantor dan perusahaan yang baik. Komunikasi sebagai satu orang menyampaikan pesan kepada orang lain akan mudah dilakukan jika tempat dan/atau ruangan tempat berlangsungnya komunikasi tidak ada hambatan.

Tata letak ruang kantor disini sangat berpengaruh terhadap proses komunikasi setiap karyawan. Misalnya, sembarangan memilih tata letak kantor tidak akan menghasilkan komunikasi yang baik karena media yang digunakan untuk berkomunikasi akan terhalang oleh ruangan, partisi, dan hambatan lainnya. Jika tata ruang kantor ditata dengan tujuan untuk memudahkan komunikasi, maka penataan tersebut juga akan mendukung tujuan tersebut tanpa membatasi dan menghambat kelangsungan setiap komunikasi.

 

2.      Hambatan Dalam Komunikasi Kantor

Di dalam suatu lingkungan organisasi atau perusahaan yang mana dalam melakukan adanya komunikasi kantor ini tentunya pasti mempunyai adanya hambatan yang turut bisa memengaruhi adanya jalan dalam proses  komunikasi.

a.       Perbedaan Tingkat Status dalam Perusahaan

Posisi pada tingkat status dalam suatu organisasi sangat mempengaruhi komunikasi. Hierarki dalam perusahaan ini menunjukkan bahwa beberapa orang memegang posisi paling berkuasa, sementara yang lain tidak memiliki kekuasaan. Sehingga nantinya dapat berdampak pada pesan yang dikirimkan kepada orang yang kedudukannya lebih tinggi, karena bawahan memang menghindari penyampaian pesan dalam proses yang tidak benar.

b.      Spesialisasi Tugas

Spesialisasi tugas ini mempersempit ruang lingkup pemahaman individu dan mempengaruhi proses komunikasi, karena individu tersebut hanya mengetahui bidang keahliannya masing-masing. Akibatnya, arus komunikasi sering tertunda, menyebabkan inefisiensi.

c.       Prastise

Prastise hadir dalam berbagai bentuk, seperti kemewahan furnitur yang digunakan, ukuran ruang kerja atau kantor, dan lainnya. Apa pun bentuknya, prestise dapat menghambat komunikasi antara orang-orang di berbagai tingkatan dalam suatu organisasi.

d.      Jaringan komunikasi

Informasi yang tentunya akan dibawakan dengan cara yang berantai panjang ini akan cenderung dilakukan perubahan dan ditambahkan oleh seorang penerima sebelum pada akhirnya akan dilanjutkan kepada pengirimnya. 

 

 

 

 

3.      Tata ruang kantor terbuka (Open plan office)

Ini adalah ruang kerja yang agak besar yang ditempati pula oleh beberapa karyawan yang bekerja bersama di dalam ruang tersebut, tidak dipisahkan oleh partisi di atas penghalang permanen. Konsep atau bentuk dari tata ruang ini tentunya akan banyak digunakan oleh kantor pemerintahan.

 

Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu:

a)      Mudah untuk bisa pengaturan udara, cahaya, warna dan dekorasi

b)      Fleksibilitas dan tidak memerlukan biaya tinggi jika ruangan perlu diubah

c)      Mudah terjalinnya hubungan langsung, pengawasan, penyatuan pekerjaan dan adanya pembagian peralatan.

d)     Penghematan biaya yang dianggarkan guna sebagai pemeliharaan dari ruang kerja, penggunaan peralatan dan perlengkapan ruangan, penggunaan telepon, dll.

 

Kerugian tata letak kantor terbuka:

a)        Memungkinkan terjadinya kekacauan

b)        Karyawan sulit berkonsentrasi pada pekerjaannya.

c)        Batasan jabatan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas.

d)       Pekerjaan rahasia ini tentunya sulit guna bisa dilakukan.

e)        Penumpukan file/dokumen dan peralatan kerja yang berserakan diperbolehkan.

 

Berdasarkan teori-teori di atas, keuntungan tata letak kantor terbuka adalah lebih mudah untuk mengubah tata letak yang telah diinginkan dalam tata ruang kantor, tata ruang kantor terbukaini  juga tentunya akan dapat memudahkan adanya penempatan serta melakukan pengawasan, juga bisa lebih mudah untuk melakukan adanya komunikasi dengan karyawan lain. Hemat uang untuk penerangan dan peralatan guna meminimalkan pengeluaran dari anggaran. Tata letak terbuka juga memiliki adanya beberapa kelemahan yakni karena keterbukaan kantor, pekerjaan rahasia ini tentunya menjadi tidak terklasifikasi karena bisa dilihat oleh karyawan lain yang tentunya akan melewati ruangan, menyebabkan karyawan lain mengetahui apa yang dilakukan karyawan lain. Tata ruang terbuka ini tentunya bisa untuk menggangu adanya kenyamanan bagi para pegawai dikarenakan adanya suara yang bising dari luar ruangan.

 

 

4.      Hubungan tata ruang kantor terbuka dengan komunikasi diperusahaan

Adanya pengaturan mengenai tata ruang dari kantor terbuka ini pada dasarnya akan menunjukkan adanya pengaruh yang positif dalam proses komunikasi yang terjadi dikantor, terlepas dalam hal ini adanya kekurangan yang tentunya akan dirasakan. Wala[un dengan tidak adanya privasi yang bisa diterapkan dan tentunya hal ini dikhawatirkan akan menyebabkan adanya kegaduhan dalam tata ruang terbuka ini tentunya dianggap sebagai pilihan yang lebih baik digunakan dalam menjamin keberlangsungan dari proses komunikasi yang terjadi diantara pegawai. Dalam hal ini tidak adanya penghalang atau batasan ini tentunya akan menjadi faktor utama yang bisa membuat tata ruang dari kantor terbuka ini bisa dikatakan akan memberikan adanya pengaruh yang baik terhadap proses dalam komunikasi. Tetapi dengan tidak adanya jaminan dari rahasia yang akan terjaga dengan baik yang terjadi antar anggota atau pegawai yang satu dengan yang lainnya. 

Pada dasarnya dengan penerapan layout terbuka ini ditujukkan agar antar pekerja dapat bekerja secara bersama-sama atau dalam hal ini yakni kolaborasi. Karena dalam hal ini, dengan layout terbuka ini dianggap akan mempermudah kolaborasi yang dilakukan oleh para pekerja karena antar meja tidak terdapat adanya batasan. Sehingga dengan bekerja diruang terbuka ini bisa meningkatkan pula adanya komunikasi yang terjadi diantara para pekerja khususnya dalam hal interaksi secara tatap muka. Namun seperti yang sudah dijelaskan bahwa hal ini bisa menyebabkan hilangnya privasi yang akan dimiliki oleh tiap pekerjanya sehingga menjadi tidak bebas untuk melakukan hal-hal yang akan membuat nyaman saat bekerja. Karena dengan layout seperti ini orang akan mudah untuk melihat dan mengetahui apa yang sedang dilakukan oleh pekerja yang laiinnya sehingga menimbulkan adanya ketidaknyamanan.

Dengan penerapan layout terbuka yang memudahkan dalam melakukan komunikasi ini juga akan membuat adanya polusi suara saat bekerja. Hal ini sebagai salah satu dampak yang paling terasa karena adanya kemudahan dalm berkomunikasi. Dalam hal ini antar pekerja bisa mendengar percakapan yang terjadi diantatara teman yang lainnya yang berasa disatu meja. Adanya suara yang timbul ini akan menyebabkan konsentrasi menjadi terdistrak. Pada kenyataan penerapan layout ini juga menyebabkan interkasi justru mengalami penurunan dikarenakan antar pekerja cenderung lebih melakukan komunikasi melalui digital agar terjamin privasinya dan tidak terdengar oleh pekerja yang lainnya.

 

 

5.      Mengatasi dan Meminimalisir Hambatan Komunikasi

Masalah komunikasi di kantor bukanlah masalah tata letak, melainkan faktor komunikasi.Untuk menjalin komunikasi yang efektif, pesan harus ditanggapi dengan baik oleh penerima. Tumbok (2011) menyatakan bahwa individu harus mengatasi hambatan komunikasi melalui:

a.         Umpan balik.

Para lawan bicara memiliki kesempatan untuk menyampaikan informasi, sehingga terjalin komunikasi dua arah yang lancar.

b.      Pahami latar belakang penerima pesan.

Ini termasuk memahami pendidikan dan status penerima sehingga penerima dapat menerima informasi yang diungkapkan dengan sebaik-baiknya.

c.       Isi.

Menyusun informasi yang ingin disampaikan secara sistematis. Oleh karena itu, komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila isi informasi yang disampaikan dapat dipahami oleh penerimanya.

d.      Kontinuitas dan konsistensi.

Komunikasi bersifat berkesinambungan, sehingga informasi yang disajikan harus konsisten dengan informasi sebelumnya.

e.       Kejelasan.

Isi informasi harus jelas Setelah komunikasi, tentukan isi output dan pahami berbagai istilah yang digunakan dalam komunikasi.

f.       Memahami dan mengakui kesulitan berkomunikasi lintas budaya.

g.      Saluran pengirim.

Gunakan telepon genggam, media cetak, atau media lain untuk menyiapkan informasi agar dapat dikomunikasikan secara efektif.

 

6.      Hal yang Perlu Dipertimbangkan untuk Melakukan Komunikasi Kantor

The Ten of Commandment of Good Communication, menurut Quible dalam Chaniago (2013) dijelaskan sebagai berikut :

a.       Carilah kejelasan informasi sebelum dikomunikasikan.

Hindari peristiwa dimana gagasan yang ingin disampaikan memiliki banyak makna, sehingga menimbulkan perbedaan makna dan pemahaman dan pada akhirnya pesan menjadi menyimpang dari apa yang ingin disampaikan.

b.      Mencermati tujuan sebenarnya dari setiap komunikasi,

Guna mengurangi dan menghindari kesalahan dalam proses komunikasi.

c.       Tentukan tujuan sebenarnya dari setiap adanya komunikasi

Ada banyak tujuan dari sebuah komunikasi. Diantaranya, apakah hanya sekedar menginformasikan sehingga tidak perlu diberikan umpan balik, atau bahkan komunikasi memerlukan umpan balik dan tindakan berdasarkan apa yang dikatakan.

d.      Pertimbangkan kondisi fisik pihak lain

Jika kondisi fisik pihak lain sesuai, maka dapat berkomunikasi. Jika situasi sebenarnya tampaknya tidak memungkinkan, lebih baik tunda komunikasi.

e.       Mendiskusikan dengan pihak lain saat menyampaikan rencana komunikasi

Perhatikan nada dan ungkapan pendapat agar sesuai dengan isi informasi yang akan disampaikan. Jika lawan bicara memberikan ekspresi atau nada tertentu, maka seorang pengirim informasi ini seharusnya akan mengetahui mengenai langkah apa yang akan diharuskan untuk dilakukan.

f.       Ambil kesempatan untuk membantu atau memberikan umpan balik.

Hal ini diperlukan ketika kegiatan atau agenda negosiasi, argumen, dll sedang berlangsung.

g.      Menindaklanjuti komunikasi yang telah selesai dan tidak pernah mengubah atau menjauh dari topik yang sedang dibahas sehingga penerima memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang dikomunikasikan.

h.      Perhatikan konsistensi komunikasi

Konsistensi penyampaian informasi pengirim adalah yang terbaik.

i.        Tindakan yang mana dilakukan ini harus bisa mendorong kegiatan atau proses komunikasi

j.        Jadilah pendengar yang baik, bukan hanya sekedar bertanya

Untuk menunjang keberhasilan komunikasi, jadilah pendengar yang baik. Hal ini dimaksudkan agar lawan bicara tidak sebatas mengatakan maksud pembicaraan yang sedang berlangsung.

 

 

 

D.    Kesimpulan

Berdasarkan kajian literatur dan pembahasan yang dipublikasikan di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa tata letak kantor memiliki pengaruh yang besar terhadap komunikasi karyawan atau kelangsungan sumber daya manusia. Tata letak kantor yang baik juga dapat mempengaruhi kinerja karyawan. Selain itu, jika lingkungan kerja mendukung kesehatan, moral, dan kreativitas karyawan, tingkat produktivitas karyawan akan menguntungkan perusahaan. Misalnya tata ruang kantor yang mendukung cahaya dan udara yang masuk, pemilihan warna interior, dan pemilihan perabot kantor yang baik akan memberikan adanya kenyamanan bagi setiap karyawan yang tentunya bekerja di kantor. Kantor yang tertata dengan baik juga dapat mendukung efektivitas dan efisiensi perusahaan karena karyawan dengan antusias menyelesaikan tugas di lingkungan kantor yang nyaman, komunikatif, dan kooperatif. Namun, agar dapat tercapainya tujuan itu tentunya akan diperlukan adanya pertimbangan dan pemilihan yang akan tepat dalam proses untuk menentukan adanya bentuk dari tata ruang kantor yang tentunya akan dipilih.

Dalam sebuah kantor, banyak faktor yang tentunya akan mempengaruhi adanya kinerja karyawan, diantaranya tata letak kantor dan proses komunikasi. Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan, dapat disimpulkan pula bahwa proses komunikasi yang berlangsung pada perusahaan start-up dipengaruhi oleh tata ruang kantor atau layout yang menjadi dasar terbentuknya proses komunikasi. Semakin baik tata ruang kantor yang digunakan, produktivitas akan semakin meningkat dan komunikasi akan lancar. Bentuk kantor yang diterapkan oleh perusahaan harus disesuaikan dengan fungsi dan pekerjaan masing-masing karyawan yang terlibat. Pengaturan tata letak kantor masih sering kurang diterapkan di perusahaan karena cenderung bingung dalam memilih jenis tata letak yang sesuai dengan perusahaan. Kegiatan komunikasi tentunya tidak terlepas dari bekerja di perusahaan. Untuk melakukan adanya komunikasi yang tertentu yang mana didalmnya akan terdapat adanya aliran dalam pola komunikasi dari informasi itu bisa bergerak dari satu komunikator dengan yang lainnya.

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Afifah, S. N. PENGARUH SMART OFFICE PADA LINGKUNGAN FISIK DAN TATA RUANG KANTOR TERHADAP KINERJA KARYAWAN.

Aula, F. H., & Nugraha, J. (2020). Pengaruh tata ruang kantor dan sarana prasarana terhadap kinerja pegawai. Jurnal Pendidikan Manajemen Perkantoran (JPManper), 5(2), 169-185.

Hadiatna, D. R. (2018). Urgensi Penataan Layout Kantor Dalam Upaya Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan. Jurnal Manajemen Kantor, 12.

Jauhari, P. (2021). Analisis Hubungan Antara Tata Ruang Kantor (Layout) Dengan Produktivitas Kinerja Pegawai

Mutiara, A. (2020). Pengaruh Layout Kantor terhadap Komunikasi Antar Pegawai. Nopebrianti, N. (2021). Pengaruh Layout Kantor Landscape Terhadap Komunikasi Yang Efektif Pada Perusahaan Startup.

Sahputra, D. (2020). Manajemen komunikasi suatu pendekatan komunikasi. JURNAL SIMBOLIKA: Research and Learning in Communication Study (E-Journal), 6(2), 152-162.

Zain, M. R. PENGARUH LAYOUT KANTOR TERHADAP KINERJA KARYAWAN.